Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiaren

  Utskriftsvennlig versjon

Sentralarkiv har ansvar for å;
  • motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post.
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt.
  • kontrollera forfallslister og senda restanselister 4 gonger i året.
  • kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv.
  • hjelpa til med utlån frå arkiv/depot.
  • arkivera.
  • journalføra eigenproduserte dokument.
  • frankera utgåande post.

Sakshandsamar har ansvar for å;
  • Levera personleg adressert post, anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem.
  • Kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort.
  • All dokumentproduksjon vert i eit fagsystem (WebSak,CosDoc  o.l.)
  • Avskriva inngåande og interne dokument som er handsama.
  • Levera fysiske kopiar til sentralarkivet av alle eigenproduserte dokument
  • Utgåande brev skal leggjast i konvolutt og leverast til tenstetorg for frankering.
  • Avslutta arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Leiar har ansvar for å;
  • gjennomgå og fordela post til rett sakshandsamar.
  • gjennomføra offentlegheitsvurdering.
  • sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.