Organisering av arkivtenesta
Arkivtenesta i Jondal kommune er organisert med eit felles postmottak / sentralarkiv for alle einingar i kommunen.Tenesta er plassert på kommunehuset.Kommunen sitt fjernarkiv er plassert i eldfastbygget i Vik.
Alle arkiv i Jondal kommune, er i dag kategorisert som papirbaserte, sjølv om det vert brukt ei rekkje elektroniske hjelpemiddel i sakshandsaminga og til arkivering. Har eit offentleg organ både papirbaserte og elektroniske arkivdokument innan same arkivserie/arkivdel, skal dei sjåast på som papirarkiv etter gjeldende regelverk.
Med tida vert sakshandsaminga og arkiva i Jondal kommune full-elektroniske. Då vert det dei elektronisk produserte og lagra dokumenta, dei originale og gyldige versjonane.
Arkivdelane er :
Saksarkiv (SAK), personalarkiv (PERS), elevarkiv (ELEV), møte (MØTE), bygg-, dele-, oppmålings- og landbrukssaker (GBNR),),
Arkivet er papirbaserte sjølv om det vert brukt ei rekkje elektroniske hjelpemiddel i sakshandsaminga og til arkivering.
Arkivskaparar i Jondal l kommune er sentraladministrasjonen og alle tenesteområda.
Arkivleiar skal kvalitetssikre arkivet etter reglar for arkiv. Tenesteområda med papirarkiv skal kvalitetssikre og ordne arkiva etter gjeldande lover og forskrifter.
Arkivskaparar i Jondal kommune
Følgjande arkivskaparar skal byggja opp og halda ved like arkivseriar i kommunen;
- Sentralarkiv/saksarkiv for heile kommunen.
- Gnr/bnr-arkiv for plan, bygg-, dele-, oppmålings- og landbrukssaker
- Personalarkiv
- Møtebøker
- Klientarkiv Psykisk helse
- Pleie og omsorg
- Helsestasjonen
- Legekontoret
- Jondal skule
- Jondal barnehage
- Bufellesskapet Vik
Alle arkivskaparane skal vedlikehalda arkiva i samsvar med reglar i arkivplanen.
